Serie su Agile: La miglior virtù è la pigrizia!

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È possibile conciliare produttività, burocrazia e ottimizzazione finanziaria con il più svaccato dei vizi, la pigrizia? Certo! Anzi, nel team di Onebip siamo andati oltre e ne abbiamo fatto una virtù!

In aziende come Neomobile, dove si sviluppa software di alto valore e al contempo gli aspetti operational sono fortissimi, è importante tracciare il modo in cui le persone spendono il loro tempo, soprattutto quelle con competenze tecniche. Le persone che oggi programmano nuovi strumenti di pagamento mobile, domani potrebbero essere impegnate nell’assistenza ai clienti; quelle che spendono un’intera mattina in conference call con un fornitore, nel pomeriggio potrebbero essere impegnate nella riduzione della complessità dell’architettura della nostra piattaforma di pagamento.

Il motivo è che non tutto il tempo speso ha lo stesso valore sul piano economico. Innanzitutto il valore di un’azienda è basato non solo sul suo fatturato e sui suoi utili, ma anche sui suoi asset, cioè sul valore del patrimonio posseduto. A questo possiamo aggiungere che una piattaforma software in grado di soddisfare le necessità di un elevato numero di utenti sparsi in 70 paesi del mondo, connessa con quasi 400 operatori di ogni emisfero, è un asset bello e buono, eccome! E poiché il valore di una piattaforma software può essere correlato alle ore di cervelli nerd impiegati nel suo sviluppo – più ore spese, più cervelli impiegati, maggiore il valore finanziario della piattaforma – , possiamo stabilire una relazione tra come gli sviluppatori di Onebip, la piattarfoma di mobile payment di Neomobile, spendono il loro tempo ed il valore dell’azienda. Facile, no?

Ed è qui che entrano in gioco i report CapEx/OpEx. CapEx è un acronimo inglese che sta più o meno per ‘spese capitalizzabili’, mentre OpEx sta per ’spese operative’. Le prime sono quelle che creano valore patrimoniale nell’azienda, le seconde quelle necessarie a far girare l’azienda nella sua quotidianità. Per capirci: se Neomobile fosse un noleggio auto con conducente, ogni euro speso per comprare una limousine sarebbe spesa capitalizzabile, mentre ogni euro di benzina speso per farla andare sarebbe spesa operativa.

Emerge chiaramente ora perché sia bene annotare se il tempo del tech team sia stato speso per creare valore nell’azienda, sviluppando e raffinando la piattaforma, o per far girare l’azienda, monitorando il suo corretto funzionamento e curando il rapporto con partner, fornitori e clienti. Infatti tutte le ore che si potrà dimostrare spese generando capitale, permetteranno all’azienda di valere di più sul mercato. Ho scritto ‘dimostrare’ non a caso: ovviamente, come ogni altro aspetto legato alla vita finanziaria di un’azienda, anche questo è soggetto a mille regole e regolette che le istituzioni di revisione fiscale impongono per ridurre al minimo il rischio di frodi.

Fino a pochi mesi fa, questa operazione di rendicontazione era piuttosto onerosa e richiedeva l’intervento di una persona ad hoc, che classificasse per ogni persona fino al dettaglio della singola ora, se quella avesse svolto attività CapEx o OpEx. È facile – o forse no –  immaginare quale fosse il costo in termini di tempo di questa attività: sondare retrospettivamente l’attività di un intero mese, con risoluzione alla singola ora sarebbe difficile per tutti. Farlo però per una quindicina di sviluppatori impegnati ad aggiungere nuove funzionalità ad un sistema, garantendo la continuità di servizio 24/24h per decine di migliaia di transazioni di pagamento al giorno, era davvero uno sforzo titanico nonché un disturbo per gli sviluppatori stessi che, si sa come siamo noi nerd, non amano essere interrotti mentre sono nel loro flow. E poi che noia fare questo riassunto ogni 4 settimane, no?

Nel team di Onebip abbiamo sposato il lean thinking, la scuola di pensiero per cui, partendo da 2 pilastri fondamentali – il rispetto per le persone ed il miglioramento continuo – si arriva per corollario a definire con molta severità cosa significhi valore e a distinguerlo aggressivamente dallo spreco. Usare i preziosi cervelli del nostro team tecnico per fare “il riassunto delle puntate precedenti”, ci sembrava il non plus ultra dello spreco! Era necessaria una soluzione più economica, in termini sia di tempo che emotivi. Insomma la nostra pigrizia gridava vendetta!

Fatto il punto della situazione, abbiamo deciso di rigettare tutte le soluzioni basate su sistemi complessi di tracciamento del tempo individuale e, anzi, abbiamo accettato un fatto fondamentale: la sola esistenza di strumenti digitali in grado di supportare procedure complicate, non dovrebbe mai farci sentire autorizzati a non tentare di semplificare le procedure stesse. E la strada così era già battuta.

Innanzitutto abbiamo riconosciuto come eccessiva, per una rendicontazione di tipo fiscale, la risoluzione alla singola ora-uomo e abbiamo stabilito che un’attività che valga qualcosa sul fronte CapEx/OpEx debba caratterizzare almeno mezza giornata dello sviluppatore.

In secondo luogo, abbiamo dismesso tutti i tool ad hoc offerti da celebri case software, per adottare un banalissimo Google Form ad accesso non autenticato. Se 15 persone sedute nella stessa stanza avessero bisogno di autenticarsi con una chiave crittografica a 512 bit, come se dovessero dare l’OK al lancio di missili nucleari, solo per segnare da qualche parte quello che hanno fatto ieri mattina o oggi pomeriggio, questo sarebbe gravissimo per il team, inteso come un gruppo di persone sinergico e compatto.

Ultimo ma non ultimo, il fatto che un Google Form raccolga i dati in un generico Google Spreadsheet ci permette di elaborare i dati a piacere, aggregando i report mensili in modo automatico, facilmente revisionabile ed esportabile verso formati usati dai nostri colleghi finance.

Il risultato è stato che, nel giro di pochi giorni, la raccolta delle informazioni CapEx/OpEx è diventata un gesto quotidiano di tutti i membri del team, senza che ci sia qualcuno a fare il lavoro per tutti, modulabile in base alle proprie disponibilità di tempo individuali, senza perdita di informazione, con back-up automatico in the cloud e creazione automatica dei report mensili, in perfetta conformità alle regole imposte dai regolamenti. Una soluzione win-win che permette a tutti di continuare a erogare il massimo del valore dove davvero serve, senza compromessi.

La pigrizia elevata a virtù!

Lean Manager Onebip
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