Ti senti sopraffatto dalle attività quotidiane? E’ arrivato il momento di scoprire un semplice lifehack che ti aiuterà a coltivare abitudini sane, rimanere sempre organizzati e diventare più produttivi – la propria Kanban board

Tante cose da fare e poco tempo – spesso ci sentiamo sopraffatti dalle nostre attività quotidiane, legate al lavoro, alla famiglia o agli amici, e cerchiamo sempre di stare dietro a tutti i nostri programmi e le nostre scadenze. Mantenere i propri compiti ordinati e organizzati vi farà risparmiare tempo, ma vi farà sentire anche più contenti e più vicini al raggiungimento dei vostri obiettivi.

È possibile trovare numerosi consigli on-line su come organizzare la vita quotidiana, ma vorremmo concentrarci su un modo molto semplice – una Kanban board personale. Questa board trae origine dai principi Lean, creati per migliorare la produzione di automobili in Giappone (e ha contribuito al successo globale di Toyota), e si basa su 2 concetti: visualizzare il proprio lavoro e limitare i work in progress.

Uno dei testi più importanti sul tema è Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life di Jim Benson e Tonianne De Maria Barry. Gli autori spiegano che “visualizzare il lavoro ci permette di trasformare la minacciosa mole di lavoro in un flusso attivo e legato al contesto, mentre limitare i vari work in progress ci aiuta a completare quello che abbiamo iniziato e a capire il valore delle nostre scelte. Insieme, queste due semplici azioni ci incoraggiano a migliorare il modo di lavorare e il modo in cui prendiamo le decisioni per bilanciare la nostra vita personale, professionale e sociale.”

Iniziamo: tutto ciò che serve è una penna, un pezzo di carta e alcuni post-it. Una volta iniziato si otterrà un quadro generale delle attività molto semplice, così sarà molto più facile assegnare le priorità ai compiti e sarà più difficile iniziare più cose nello stesso momento.

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Per riassumere:

  • Visualizzare il lavoro in qualsiasi momento e osservare la mole di lavoro complessiva ti permetterà di determinare rapidamente i passi successivi e di decidere le priorità e il tempo necessario per completarle – questo sistema rende facile aggiungere, rimuovere e riorganizzare i compiti
  • Limitare i work in progress per un certo numero di compiti nello stesso momento renderà più facile visualizzare il lavoro e aiuterà a completarli uno per uno, senza la necessità di impegnarsi in un difficoltoso multitasking.

Potrebbe sembrare un po’ troppo semplice per essere efficace, ma in realtà è proprio cosi, e possiamo confermare che funziona davvero! Se preferite il mondo digitale ci sono numerosi strumenti on-line per realizzare la propria Kanban board, come Trello o KanbanFlow.